Template pratici
Status Report
Tre versioni: executive, stakeholder, team.
Template: Status Report
Lo Status Report è il documento di comunicazione regolare sullo stato di avanzamento del progetto, indirizzato a sponsor e stakeholder. È il cuore della comunicazione di progetto.
Quando usarlo
- Settimanale: per stakeholder operativi
- Bisettimanale / mensile: per executive sponsor
- A milestone: versione estesa con verifica dei criteri di chiusura fase
Le 3 versioni dello Status Report
A seconda del pubblico, lo stesso fatto si comunica in modo diverso.
| Versione | Pubblico | Lunghezza | Focus |
|---|---|---|---|
| Executive | Sponsor, board | 1 pagina | Decisioni, rischi, KPI |
| Stakeholder | PM, manager funzionali | 2 pagine | Progress, blocchi, prossimi step |
| Team | Team interno | Live (board) | Task, ownership, micro-decisioni |
Template Executive (1 pagina)
# STATUS REPORT — [Nome Progetto]
**Settimana #X** | **Periodo:** [GG/MM]–[GG/MM/AAAA] | **PM:** [Nome]
---
## 🚦 Overall Status
**🟢 / 🟡 / 🔴** — [Una frase di sintesi]
| | Status | Trend | Note |
|---|--------|-------|------|
| **Scope** | 🟢 | → | On track |
| **Tempi** | 🟡 | ↘ | Slittamento 5 gg su milestone X |
| **Costi** | 🟢 | → | -2% vs budget |
| **Qualità** | 🟢 | ↗ | 0 bug critici aperti |
| **Team** | 🟡 | → | 1 dev in malattia |
Legenda: 🟢 OK | 🟡 Attenzione | 🔴 Critico | ↗ migliorando | → stabile | ↘ peggiorando
---
## ◎ Decisioni richieste (DA AGIRE)
| # | Decisione | Owner | Entro |
|---|-----------|-------|-------|
| 1 | Approvare slittamento milestone X di 1 settimana | Sponsor | Venerdì 17/05 |
| 2 | Confermare budget aggiuntivo €15k per fornitore Y | Sponsor | 24/05 |
---
## ✓ Progress (questa settimana)
- Completato design del modulo onboarding
- Avviata integrazione SdI in staging
- Onboarding nuovo dev (Marco) completato
---
## 🔜 Prossimi step (prossime 2 settimane)
- Validazione UX con 5 clienti pilota (entro 22/05)
- Completamento integrazione SdI (entro 29/05)
- Pen-test di sicurezza schedulato per 30/05
---
## ⚠ Rischi top 3
| Rischio | P×I | Strategia | Status |
|---------|-----|-----------|--------|
| Ritardo fornitore PEC | 9 | Mitigare (fornitore B in valutazione) | 🟡 Monitorato |
| Cambio normativo SdI in Q3 | 6 | Accettare + watch | 🟢 Stabile |
| Burnout team dopo crunch | 8 | Mitigare (capacity plan) | 🟡 Attivo |
---
## ▢ KPI di progetto
| KPI | Baseline | Attuale | Target | Δ |
|-----|----------|---------|--------|---|
| % deliverable consegnati | 0% | 62% | 100% entro 30/09 | On track |
| Burn rate | €0 | €92k | €180k (cap) | 51% del budget |
| Velocity team (story points/sprint) | — | 34 | 30 | ↗ |Template Stakeholder (2 pagine)
Include tutto il precedente, più:
## ▤ Dettaglio attività
### In corso
- [Attività 1] — Owner: [Nome] — % completamento: 60% — Note: [...]
- [Attività 2] — Owner: [Nome] — % completamento: 30%
- [Attività 3] — Owner: [Nome] — Bloccata da: [dipendenza]
### Completate questa settimana
- [...]
- [...]
### Pianificate prossima settimana
- [...]
- [...]
---
## 🚧 Blocchi attuali
| Blocco | Owner | Da quando | Azione in corso |
|--------|-------|-----------|-----------------|
| API SdI in attesa di credenziali sandbox | Marco | 12/05 | Escalation con fornitore prevista 17/05 |
| Approvazione legale claim marketing | Sara | 10/05 | Meeting con legal lunedì |
---
## • Cambi rispetto al piano
| Cambio | Impatto | Approvato da | Data |
|--------|---------|--------------|------|
| Slittamento milestone X di 5gg | Tempo +1 settimana | Sponsor | 12/05 |
| Aggiunta feature export Excel | Costo +€8k | Sponsor | 08/05 |
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## " Comunicazione stakeholder
| Stakeholder | Quando | Cosa |
|-------------|--------|------|
| Sponsor | Mercoledì 22/05 | Steering meeting mensile |
| Cliente pilota | Giovedì 23/05 | Demo sprint review |
| Team marketing | 28/05 | Allineamento lancio |Il sistema RAG (Red-Amber-Green)
I colori dello status NON sono opinioni, ma una classificazione strutturata.
Definizione condivisa (da scrivere all'inizio del progetto)
| Colore | Criteri |
|---|---|
| 🟢 Green | Avanzamento on-track. Variance < ±5% su tempi/costi. Nessun rischio Alto aperto. |
| 🟡 Amber | Variance ±5–10%. Almeno 1 rischio Alto in mitigazione attiva. Recuperabile senza intervento esterno. |
| 🔴 Red | Variance > ±10%. Richiede decisione/intervento dello sponsor. Milestone critica a rischio. |
Senza definizione condivisa, ogni PM mette il colore "che sembra giusto" e gli sponsor non possono confrontare progetti.
Regole d'oro
1. Onestà sui colori
- 🔴 quando serve davvero
- Niente "verde fino al disastro": se sei amber, dichiarate amber
- Sponsor che vede solo verde smette di leggere
2. Decisioni in cima
Il pubblico arriva con domanda "cosa devo fare?": rispondi subito.
- BLUF (Bottom Line Up Front): la sintesi è in alto
- Action items prima della narrazione
3. Stesso formato ogni volta
- Gli stakeholder imparano a leggerlo in 30 secondi
- Cambiare struttura ogni volta = nessuno la impara
- Solo modifiche incrementali del template
4. Stessa cadenza
- Giovedì alle 17:00 ogni settimana → tutti sanno aspettarselo
- Mai saltare: se non c'è nulla di nuovo, dillo apertamente
- Cadenze prevedibili = meno richieste fuori ciclo
5. Brevità feroce
- 1 pagina executive, max 2 stakeholder
- Se non sta, non è per quel pubblico: vuol dire che hai troppi dettagli
- Più dettagli = link a documenti separati, non testo inline
6. Tono fattuale
- Numeri, non aggettivi
- "Avanzamento al 62%" > "stiamo procedendo bene"
- Nessun marketing speak, nessuna giustificazione difensiva
7. Cura dei rischi
- Mostra solo i top 3-5: se ne metti 25, nessuno guarda
- Trend visibile: nuovo / stabile / mitigato / chiuso
Anti-pattern
- ✕ "Tutto verde, sempre" → perdita di credibilità: nessun progetto va sempre bene
- ✕ Verde improvviso → Rosso → significa che hai nascosto i segnali. Lo sponsor si arrabbia (giustamente).
- ✕ Status report di 12 pagine → non lo legge nessuno
- ✕ Inviato in ritardo / saltato → segnale che il progetto è in disordine
- ✕ Tono autocelebrativo → riduce credibilità anche delle parti vere
- ✕ Aggettivi non quantificati → "molto", "grande", "rapido" non significano nulla
- ✕ Confondere status report con storia → BLUF, non racconto
- ✕ Decisioni nascoste in fondo → vengono ignorate
- ✕ Stesso report per tutti → executive vuole sintesi, team vuole dettaglio
- ✕ Solo problemi, niente progress → demoralizzante e non utile
Estensione: Status Report a milestone
A fine fase/milestone, lo status report diventa più ricco:
## 🏁 Milestone X — Status finale
### Criteri di chiusura (Definition of Done della fase)
| Criterio | Status |
|----------|--------|
| Deliverable A completato e accettato | ✓ |
| Test E2E passati | ✓ |
| Stakeholder review approvata | ✓ |
| Documentazione aggiornata | ⚠ Parziale |
### Verifica Success Criteria
[Criteri di successo di fase rispetto a target — vedi Success Criteria]
### Lessons learned in pillole
- ✓ Cosa ha funzionato: [...]
- ✕ Cosa non ha funzionato: [...]
- → Da provare nella prossima fase: [...]
### Sign-off
- [ ] Sponsor: ____________ Data: __/__/____
- [ ] PM: ____________ Data: __/__/____Cadenze tipiche per profilo
| Profilo | Frequenza | Formato | Canale |
|---|---|---|---|
| Sponsor esecutivo | Bisettimanale | Executive (1 pag) | Email + meeting |
| Steering Committee | Mensile | Executive esteso | Riunione |
| Stakeholder funzionali | Settimanale | Stakeholder (2 pag) | Email / Confluence |
| Team interno | Quotidiana | Dashboard / standup | Tool (Jira, Linear) |
| Cliente esterno | Settimanale/bisettimanale | Customer-facing | Email/portale |
Strumenti
| Tool | Pro | Contro |
|---|---|---|
| Google Docs / Word | Familiare, formattazione | Manuale |
| Confluence / Notion | Versionato, ricercabile | Curva di apprendimento |
| Slack canvas / Loom | Veloce, visivo | Effimero |
| PowerPoint / Slides | Buono per executive | Tempo di produzione alto |
| Tool PM (Jira dashboard, Smartsheet) | Auto-popolato dai dati | Spesso troppo "raw" |
→ Best practice: template + automazione. Un Notion/Confluence con campi dinamici + qualche metrica auto-popolata da Jira ti fa risparmiare 1h a settimana.
Esempio: status report dopo un problema
Quando devi comunicare una brutta notizia (vedi anche Comunicazione → Brutte notizie):
# STATUS REPORT — Settimana 18
## 🚦 Overall Status: 🔴 RED
**L'integrazione SdI è in ritardo di 5 settimane. Go-live a rischio.**
## Decisione richiesta — ENTRO VENERDÌ
Approvare uno tra:
- A) Slittamento go-live al 15/11 (+5 sett, +€40k)
- B) Riduzione scope: lancio senza fatturazione automatica, manuale da web (-€20k, -1 sett)
- C) Cambio fornitore PEC con vincolo contrattuale (rischio aggiuntivo €25k)
Raccomandazione PM: opzione B.
## Cosa è successo
[3 frasi, fattuale]
## Cosa stiamo già facendo
[3 frasi, autonomia mostrata]
## Quando aggiornerò
Lunedì 21/05 con esiti.
[il resto del report come al solito]Collegamenti
- Comunicazione — principi e canali generali
- Stakeholder — chi riceve quale versione
- Risk Register — fonte dei rischi top
- Success Criteria — base dei KPI di progetto
- Monitoraggio e controllo — fase d'uso principale
- Project Charter — definisce la baseline contro cui si misura lo status